Od 1. apríla 2016 bude zamestnancom U. S. Steel Košice, s.r.o. sprístupnený nový elektronický systém schvaľovania neprítomností v práci, ktorý umožňuje požiadať o vybrané druhy neprítomností prostredníctvom aplikácie v podnikovom portáli Žiadosti o neprítomnosť.

Doteraz sme všetci žiadali nadriadeného o všetky neprítomnosti v práci prostredníctvom dokladu Neprítomnosť v zamestnaní - čiže vypísaním tzv. dovolenkového lístka, ktorý nám podpísal náš nadriadený. Tento doklad úplne nezaniká. Aj keď väčšina údajov v dochádzke bude zadávaná elektronicky, bude sa používať aj naďalej, a to v prípade:

- zamestnancov, ktorí nemajú priradený AD účet (prihlasovacie meno zložené z 3 písmen a 4 číslic) pre všetky druhy neprítomností;

- všetkých zamestnancov pre tie druhy neprítomností, ktoré si okrem schválenia/podpisu nadriadeného, vyžadujú aj potvrdenie od zdravotníckeho zariadenia či inej inštitúcie (napr. lekárske vyšetrenie/ošetrenie, sprevádzanie rodinného príslušníka na vyšetrenie, darovanie krvi, lekárska preventívna prehliadka, fit test, účasť na svadbe, pohrebe, voľno pri narodení dieťaťa a iné).

Pre vybrané neprítomnosti bude tento lístok od apríla 2016 nahradený elektronickou formou, ktorá má zefektívniť schvaľovací proces a znížiť administratívnu záťaž.

Neprítomnosť v práci, o ktorú sa bude žiadať výlučne elektronicky, je:

• čerpanie náhradného voľna za nadčas (!)

• čerpanie náhradného voľna za sviatok (:)

• deň matiek (M)

• dovolenka celý deň (D)

• dovolenka 1/2 dňa (W)

• dovolenka uvoľnených odborových funkcionárov (U)

• iné prekážky na strane zamestnávateľa (karc. a mut. faktory - nepretrž. režim - max. 7 dní v roku) (=)

• nový termín kĺzavého voľna

• osamelý rodič s dieťaťom do 15 rokov (max. 3 dni v roku) (I)

• osobné voľno nadpracované v tom istom mesiaci (< 1 zmena)

• školenie – bez stravy (3)

• školenie – so stravou (F)

• študijné voľno (8)

Po prihlásení sa v podnikovom portáli do aplikácie Žiadosti o neprítomnosť bude môcť žiadateľ vyplniť novú žiadosť, ktorá spustí elektronický schvaľovací proces. Žiadosť možno vytvoriť na aktuálny aj nasledujúci mesiac (prvý pracovný deň v mesiaci je možné, do vykonania zúčtovania miezd, žiadať o schválenie neprítomnosti aj na posledné dni predchádzajúceho mesiaca). O schválení alebo neschválení žiadosti nadriadeným sa žiadateľ dozvie prostredníctvom e-mailu, ktorý obsahuje v prípade neschválenia aj zdôvodnenie vedúceho zamestnanca.

Na schvaľovanie žiadostí vedúcimi zamestnancami bude slúžiť aplikácia Metasonic, do ktorej sa schvaľovatelia dostanú prostredníctvom odkazu uvedeného v e-mailovej notifikácii s výzvou na schválenie neprítomnosti alebo prostredníctvom odkazu na intranetovej stránke v časti Dôležité. Táto aplikácia je prístupná aj cez BlackBerry, čo umožní schvaľovanie žiadostí prakticky odkiaľkoľvek. V tejto aplikácii si nadriadení vedia nastaviť svojho zástupcu pre prípad svojej neprítomnosti. Včasné schválenie žiadostí nadriadenými je dôležité najmä pre zúčtovanie mzdy zamestnanca, ktoré je závislé práve na údajoch zadaných v dochádzke.

Veľkou výhodou systému je, že schválené neprítomnosti sa zapisujú priamo do evidencie dochádzky v IS F2000 (s výnimkou osobných prekážok nadpracovaných v tom istom mesiaci, ktoré sa do IS F2000 nenahrávali ani doteraz). Systém slúži aj ako archív schválených neprítomností v práci plne nahrádzajúci papierovú formu.

Žiadatelia aj nadriadení však v aplikácii Žiadosti o neprítomnosť nájdu aj iné užitočné informácie. Nachádzajú sa tu aktuálne zostatky dovolenky, náhradného voľna, dní vyšetrenia a sprevádzania. Žiadosti sú prehľadne zobrazené v kalendári a svoju zadanú dochádzku v IS F2000, na základe ktorej sa realizuje výpočet mzdy, si vie zamestnanec sám skontrolovať v aktuálnom mesiaci, ale aj za predchádzajúce mesiace. Nadriadení majú zasa na jednom mieste k dispozícii prehľad dochádzky a schválených neprítomností všetkých svojich podriadených.

Všetci zamestnanci s prideleným AD účtom sú o novom systéme informovaní aj e-mailom, ktorého súčasťou sú príručky, ktoré pomôžu žiadateľom aj schvaľovateľom pri obsluhe aplikácii a obsahujú praktické informácie na ich efektívne využívanie.

Ak aj po ich preštudovaní budete mať nejasnosti týkajúce sa elektronického zadávania či schvaľovania neprítomností, s otázkami sa môžete obrátiť na Evu Hudákovú, tel. č. 3 4744, Adrianu Pigovú, tel. č. 3 6214.

Veríme, že túto aktivitu priaznivo uvítate, a že spoločným úsilím ušetríme čas a prispejeme k tomu, aby dochádzka bola včas a správne zadaná.